Artikel 1 – Doel en toepassingsgebied
1. Dit protocol beschrijft de werkwijze voor de NRBI-dienst Bouwkundig onderhandelaar bij prijs- en meerwerkgeschillen, die onder de dienstgroep Bouwmediation valt. 2. De dienst is bedoeld voor geschillen over de omvang en hoogte van aanneemsommen, facturen, meerwerk en minderwerk bij werkzaamheden door een aannemer, klusbedrijf, dakdekker, onderaannemer, leverancier of andere uitvoerende partij. 3. De dienst kent twee mogelijke stappen: eerst technische analyse en onderhandeling op afstand; als dit niet voldoende duidelijkheid of een oplossing oplevert, kan na afzonderlijke opdracht een deskundigenonderzoek op locatie volgen.
Artikel 2 – Opdracht namens de aanvrager
1. De opdracht wordt verstrekt door de aanvrager of klant. De deskundige handelt binnen deze dienst in opdracht en in het belang van de aanvrager. 2. De deskundige treedt op als technisch onderhandelaar van de aanvrager. De uitvoerende partij is wederpartij en is geen medeopdrachtgever. 3. De opdracht is eenzijdig. De deskundige geeft geen verklaring af alsof hij in deze opdracht onafhankelijk en neutraal voor beide partijen rapporteert. 4. Binnen de dienstgroep Bouwmediation kunnen verschillende rollen worden ingezet. Een bouwkundig onderhandelaar kan namens de aanvrager optreden; een mediator begeleidt beide partijen in een onafhankelijke rol. De gekozen rol wordt vóór aanvang aan de aanvrager en, waar relevant, aan de uitvoerende partij uitgelegd. Een eenzijdig optredende onderhandelaar wordt niet als neutrale mediator gepresenteerd. 5. De aanvrager geeft vóór het eerste contact schriftelijk toestemming om de in de aanvraag genoemde partijen namens hem, haar of de vertegenwoordigde organisatie te benaderen. De toestemming vermeldt de partijen en het doel van het contact. 6. De aanvrager geeft afzonderlijk toestemming om namens hem, haar of de organisatie de technische onderhandeling te voeren. De toestemming en de afgesproken reikwijdte worden in het dossier vastgelegd. Bij een organisatie bevestigt de aanvrager dat hij of zij bevoegd is de organisatie voor deze opdracht te vertegenwoordigen. 7. De deskundige maakt bij het eerste contact met de uitvoerende partij duidelijk dat hij namens de aanvrager optreedt en op welke opdracht en onderwerpen het contact betrekking heeft. 8. De deskundige blijft gebonden aan zorgvuldige, controleerbare en vakinhoudelijk onderbouwde communicatie. Het behartigen van het belang van de aanvrager geeft geen ruimte om feiten, bevindingen of reacties onjuist weer te geven.
Artikel 3 – Aard en begrenzing van de dienst
1. Stap 1 omvat een eerste analyse van de opdracht en beschikbare informatie, gevolgd door technisch contact en onderhandeling met de uitvoerende partij wanneer de zaak daarvoor geschikt is. 2. De eerste analyse kan betrekking hebben op: - de oorspronkelijke afspraak, offerte of opdrachtbevestiging; - de aard en omvang van het oorspronkelijke werk; - opgevoerd of uitgevoerd meerwerk en eventueel minderwerk; - de technische toelichting op de noodzaak van het werk; - de ingediende facturen, betaalde bedragen en beschikbare onderbouwing; - de vragen en het gewenste doel van de aanvrager. 3. Een begroting, calculatie, taxatie van herstelkosten of uitgebreide kostenraming is niet inbegrepen in de eerste analyse of onderhandeling. 4. Een onderzoek op locatie, gebrekopname, herstelkostenberekening, bouwkundige taxatie, specialistisch onderzoek, rapportage, juridische beoordeling of juridische vertegenwoordiging is niet inbegrepen in stap 1. Een onderzoek op locatie kan als stap 2 worden aangeboden met een afzonderlijke opdracht, scope en kostenafspraak.
Artikel 4 – Intake en geschiktheid
1. De intake vraagt de aanvrager om de oorspronkelijke afspraak, eventuele ondertekende overeenkomst, wijzigingen en meerwerkafspraken, facturen, betalingen, communicatie, foto’s en de gewenste uitkomst aan te leveren voor zover beschikbaar. 2. De aanvraag legt daarnaast vast: - met welke uitvoerder(s), leverancier(s) of andere betrokken partij(en) de deskundige contact mag opnemen; - of de deskundige namens de aanvrager contact mag opnemen en de technische onderhandeling mag voeren; - welk bedrag of welke bandbreedte de aanvrager zelf redelijk vindt, en waarop dit uitgangspunt is gebaseerd; - of de deskundige dit bedrag namens de aanvrager aan de wederpartij mag voorleggen; - welke onderhandelingsgrens of welk mandaat de aanvrager meegeeft, en of de deskundige binnen die grens voorstellen mag bespreken; - of de aanvrager bij uitblijven van een oplossing een voorstel voor een afzonderlijk onderzoek op locatie wil ontvangen. 3. De ECC beoordeelt de aard, omvang en complexiteit van het werk, de hoogte en opbouw van de bedragen, de beschikbare informatie, de fase waarin het werk zich bevindt en de vraag of de technische situatie op afstand voldoende kan worden beoordeeld. De ECC toetst ook of het door de aanvrager genoemde bedrag technisch en op basis van de beschikbare marktinformatie aannemelijk is. 4. De hoogte van de aanneemsom is een relevante factor, maar vormt op zichzelf geen vaste grens voor toelating tot onderhandeling op afstand. 5. De ECC bepaalt of: - de eerste analyse en technische onderhandeling op afstand passend lijken; - aanvullende informatie nodig is voordat een opdracht kan worden aanvaard; of - eerst of direct een onderzoek op locatie of een andere vervolgopdracht nodig is. 6. De inhoudelijke behandeling start na schriftelijke opdrachtbevestiging, vaststelling van de scope, vastlegging van de toestemming en het onderhandelingsmandaat, en aanvaarding van de opgegeven kosten.
Artikel 5 – Eerste analyse en contact met de uitvoerende partij
1. De deskundige analyseert eerst de informatie van de aanvrager en formuleert de technische onderwerpen en vragen voor de uitvoerende partij. 2. De deskundige neemt pas contact op nadat de aanvrager vooraf toestemming heeft gegeven voor de betreffende partij en het betreffende doel. Contact vindt uitsluitend plaats binnen de vastgelegde opdracht en het onderhandelingsmandaat. De deskundige licht zijn rol namens de aanvrager toe. 3. Het contact kan telefonisch of schriftelijk plaatsvinden en is gericht op het verkrijgen van een technische toelichting over de opdracht, het opgevoerde werk, de noodzaak en omvang daarvan, de kosten en mogelijke oplossingen. 4. De uitvoerende partij krijgt gelegenheid om op de technische vragen te reageren. Dit contact is bedoeld als technisch wederhoor binnen een eenzijdige opdracht; het maakt de opdracht niet tot een gezamenlijk of neutraal deskundigenonderzoek. 5. De deskundige legt de relevante vragen, reacties en afspraken zorgvuldig vast en koppelt deze terug aan de aanvrager. 6. De dienst omvat geen formele juridische sommatie, ingebrekestelling, proceshandeling of bindende beslissing.
Artikel 6 – Onderhandeling en besluitvorming
1. De aanvrager kan een eigen streefbedrag, redelijk geacht bedrag, gewenste verlaging of bandbreedte opgeven. Dit is het uitgangspunt van de aanvrager en geen deskundigenconclusie. 2. De deskundige toetst dat uitgangspunt aan de technische informatie en, voor zover beschikbaar en passend, aan marktinformatie. De deskundige legt uit wanneer het uitgangspunt niet voldoende onderbouwd of niet marktconform lijkt. 3. De aanvrager geeft aan of de deskundige het opgegeven bedrag aan de uitvoerende partij mag noemen of als voorstel mag voorleggen. De deskundige onderhandelt alleen binnen de schriftelijk vastgelegde reikwijdte en eventuele bedragen of grenzen van het mandaat. 4. Een onderhandelingsmandaat om voorstellen te bespreken of een grensbedrag te noemen, is op zichzelf geen toestemming om een bindend akkoord te sluiten. De deskundige doet geen toezegging over betaling, finale kwijting, afstand van rechten of een schikking zonder afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming van de aanvrager. 5. De aanvrager beslist zelf of een voorstel wordt aanvaard en of een regeling tot stand komt, tenzij voor een concrete regeling afzonderlijk een uitdrukkelijke bevoegdheid is verleend. 6. De deskundige kan geen overeenstemming, prijsverlaging, terugbetaling of ander financieel resultaat garanderen.
Artikel 7 – Vervolgonderzoek en escalatie
1. Als de onderhandeling niet tot voldoende duidelijkheid of een oplossing leidt, de beschikbare informatie onvoldoende is, de feitelijke toestand niet betrouwbaar op afstand kan worden vastgesteld of de omvang en complexiteit van het werk dat vereisen, kan de deskundige stap 2 adviseren: een deskundigenonderzoek op locatie. 2. Een vervolgonderzoek kan, afhankelijk van de onderzoeksvraag, bestaan uit: - een deskundigenonderzoek op locatie; - een gebrekopname; - een herstelkostenberekening of afzonderlijke begroting; - een bouwkundige taxatie; - een onderzoek met fysieke opname en hoor en wederhoor op locatie. 3. Stap 2 is een afzonderlijke opdracht. De aanvrager ontvangt vooraf de onderzoeksvraag, scope, deskundige, kosten, wijze waarop partijen worden uitgenodigd, vorm van fysiek hoor en wederhoor en eventuele rapportage. De eerste opdracht geeft geen automatische toestemming om stap 2 uit te voeren. 4. De deskundige die stap 1 heeft uitgevoerd kan stap 2 uitvoeren als de deskundigheid past en de rol, onafhankelijkheid en beoogde rapportvorm dat toelaten. De eerdere rol als onderhandelaar wordt aan partijen bekendgemaakt en in het dossier vermeld. 5. Als voor stap 2 een onafhankelijk of neutraal deskundigenrapport wordt gevraagd of vereist, wordt de onafhankelijkheid afzonderlijk getoetst. De deskundige die namens de aanvrager heeft onderhandeld, wordt niet zonder die toets als onafhankelijke deskundige voor hetzelfde geschil gepresenteerd. Als die toets niet positief uitvalt, wordt een andere deskundige voorgesteld of wordt de vervolgopdracht begrensd tot een passende partijdeskundige beoordeling.
Artikel 8 – Kosten en dossier
1. De kosten van de eerste analyse en onderhandeling worden vooraf in de opdrachtbevestiging vermeld of na intake afzonderlijk geoffreerd. 2. Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope worden pas uitgevoerd nadat de aanvrager daarvoor akkoord heeft gegeven. 3. De relevante opdrachtstukken, vragen, reacties van de uitvoerende partij, afspraken, terugkoppeling en eventuele vervolgadviezen worden in het dossier vastgelegd.
Artikel 9 – Slotbepaling
Dit protocol geldt voor opdrachten die uitdrukkelijk als Bouwkundig onderhandelaar zijn aangenomen binnen de NRBI-dienstverlening. Bij verschil tussen de websiteomschrijving, opdrachtbevestiging en dit protocol worden de concrete scope en afspraken in de opdrachtbevestiging leidend, voor zover rechtens toegestaan.