1. Doel en toepasselijkheid
Dit protocol beschrijft de verplichte vooruitbetaling voor bouwkundige keuringen bij aankoop of verkoop, bouwgebrekenonderzoek, deskundigenonderzoek, deskundigenberichten, verkennend onderzoek op locatie of op afstand en onderzoek bij bouw-, verbouw- en renovatiegeschillen. Het geldt voor particuliere en zakelijke opdrachtgevers bij opdrachten via de NRBI-portal, het ECC en het proces LEX-Tool, wanneer het vooraf beschikbaar is gesteld en overeengekomen. Het doel is zowel de opdrachtgever als de deskundige te beschermen: het honorarium staat beschikbaar voor de overeengekomen prestatie en wordt niet afhankelijk van een voor een partij gunstige conclusie. Voor door de rechter benoemde deskundigen geldt de afzonderlijke regeling in onderdeel 10.
2. Onafhankelijkheid en integriteit
De deskundige onderzoekt en rapporteert onafhankelijk, onpartijdig en binnen de afgesproken vraagstelling. Vooruitbetaling helpt voorkomen dat betaling wordt gebruikt als drukmiddel om bevindingen, formuleringen of conclusies te veranderen. Betaling koopt een zorgvuldig onderzoek en de overeengekomen levering, geen gelijk, gewenste uitkomst of garantie over een object. Vooruitbetaling vervangt de onafhankelijkheidstoets niet. ECC toetst vooraf relevante relaties en belangen; inhoudelijke beoordeling en validatie volgen de toepasselijke werkwijze en het vierogenprincipe.
3. Eerst een duidelijke opdracht
Vóór betaling ontvangt de opdrachtgever een offerte of opdrachtbevestiging met het onderzoek, de vraagstelling, betrokken partijen, afgesproken prestatie en ontvangers, tarief of raming, btw, reiskosten en overige kosten, uitsluitingen, betalingsverdeling, verwachte termijn en toepasselijke voorwaarden. Daarin staat of een eindrapport, keuringsrapport, schriftelijk advies of uitsluitend een duidelijk omschreven andere dienst wordt geleverd. Ook de contractspartij, de rol van HEK, het bedrag van de vooruitbetaling en de voorwaarden voor vrijgave, verrekening en terugbetaling worden vermeld. Een aanvraag of akkoord op dit protocol alleen geeft geen akkoord op een nog onbekende prijs.
4. Betalen via betaallink en LEX-Tool
Na akkoord op de opdracht ontvangt de betalende partij een betaallink met een herkenbare opdracht- of LEX-Tool-referentie en het overeengekomen bedrag. Betaling wordt aan het dossier gekoppeld. Controleer bedrag, begunstigde en referentie; bij onduidelijkheid verifieert u deze bij ECC via de bekende contactgegevens. Een betaalbewijs is nog geen bevestiging dat de betaling daadwerkelijk is ontvangen. ECC bevestigt de ontvangst en de vervolgstap. Definitieve inzet, planning en aanvang volgen pas nadat de vereiste vooruitbetaling en overige startvoorwaarden zijn vervuld. Een eerste intake, onafhankelijkheidstoets of indicatieve beschikbaarheidscheck kan eerder plaatsvinden.
5. Holding ExpertiseKompas (HEK): de tussenrekening
De vooruitbetaling wordt binnen deze werkwijze ontvangen en beheerd via Holding ExpertiseKompas, afgekort HEK, op de in de opdracht genoemde tussenrekening. Het ontvangen bedrag wordt administratief aan de betreffende opdracht en betalende partij toegerekend. Het is nog geen uitbetaling aan de deskundige. Zo wordt het betaalmoment van de opdrachtgever gescheiden van het moment waarop de deskundige zijn honorarium ontvangt. HEK is een contractuele betaal- en beheerroute; de rekening is geen griffierekening van de rechtbank. Alleen de in de opdracht vastgelegde beheer- en vrijgaveafspraken worden toegezegd; de benaming tussenrekening maakt de rekening op zichzelf niet tot een wettelijk afgescheiden derdengeldenrekening.
6. Wanneer wordt aan de deskundige uitbetaald?
ECC controleert of de overeengekomen prestatie daadwerkelijk is geleverd of beschikbaar gesteld, aan wie dat is gebeurd en op welke datum. Bij een opdracht met rapportage is een opname, conceptbericht of enkele losse bevinding niet voldoende: het overeengekomen definitieve rapport moet volgens de opdracht beschikbaar zijn gesteld. Bij een opdracht die uitsluitend uit een andere dienst bestaat, moet die afgesproken dienst aantoonbaar zijn uitgevoerd. HEK geeft het verschuldigde honorarium niet eerder aan de deskundige vrij. De vrijgave en onderbouwing worden bij het dossier vastgelegd. Uitbetaling hangt af van levering en de kostenafspraken, niet van de instemming van partijen met de conclusie. Een opdrachtgever kan een ongunstige conclusie daarom niet gebruiken om een inhoudelijk gewenste wijziging af te dwingen. Tegelijk is enkel het toesturen van een document niet doorslaggevend wanneer concrete onderdelen van de overeengekomen prestatie ontbreken; ECC beoordeelt een onderbouwde melding van niet-levering.
7. Bindend advies: beide partijen vooraf akkoord en betaald
Bij bindend advies aanvaarden beide partijen eerst een schriftelijke overeenkomst met de gezamenlijke vraagstelling, procedure, onafhankelijkheid, benoeming, kostenverdeling, vooruitbetaling en verstrekking van het advies. Iedere partij betaalt vóór definitieve toewijzing en planning het eigen overeengekomen aandeel. Dit is het bedrag uit de overeenkomst; een gelijke verdeling geldt alleen wanneer die zo is afgesproken. Als één aandeel ontbreekt, wordt het onderzoek niet definitief ingepland of gestart. ECC informeert partijen over de ontbrekende startvoorwaarde; betaling door één partij alleen bindt de andere partij niet aan het onderzoek. Partijen kunnen gezamenlijk een deskundige overeenkomen, onder voorbehoud van de onafhankelijkheidstoets, of in de overeenkomst ECC machtigen om een passende onafhankelijke deskundige aan te wijzen. Een eenzijdige voorkeur geeft geen recht op benoeming. Betaling door een partij bepaalt niet de uitkomst of het gewicht van haar standpunt. Beide partijen krijgen volgens de overeengekomen procedure gelegenheid informatie aan te leveren en te reageren; dit recht geeft geen zeggenschap over het onafhankelijke eindoordeel.
8. Begroting, meerwerk en aanvullend voorschot
Een vooruitbetaling kan een vaste prijs of een voorschot op de geraamde inzet zijn; de opdracht vermeldt wat geldt. Een voorschot is geen onbeperkte opdracht en geen garantie dat alle werkzaamheden voor dat bedrag kunnen worden uitgevoerd. Bij noodzakelijke uitbreiding of dreigende overschrijding meldt ECC de aanleiding, aanvullende inzet en kosten vooraf. Betaald meerwerk begint na de vereiste schriftelijke instemming en aanvullende vooruitbetaling. Bij bindend advies volgen instemming en kostenverdeling de gezamenlijke overeenkomst; bij gerechtelijke benoeming beslist het gerecht. Wettelijke herstelverplichtingen worden niet als ongeaccordeerd meerwerk gepresenteerd.
9. Eindfactuur en verrekening
Na de overeengekomen levering ontvangt de opdrachtgever, of iedere betalende partij volgens de kostenverdeling, een eindfactuur of financiële eindafrekening. Deze vermeldt de geleverde opdracht, verschuldigde bedragen, btw en bijkomende kosten en verrekent herkenbaar de al ontvangen vooruitbetaling. Eerder gefactureerde bedragen worden niet dubbel gefactureerd; het ontvangen voorschot is geen tweede betaling bovenop dezelfde prestatie. Bij volledige dekking is geen aanvullende betaling nodig. Een restant volgt uitsluitend uit de overeengekomen prijs of geaccordeerde aanvullende werkzaamheden. Een niet verschuldigd overschot wordt volgens de eindafrekening terugbetaald aan de betreffende betalende partij.
10. Gerechtelijk deskundigenonderzoek en kantonzaken
Bij een benoeming door de rechtbank bepalen de rechterlijke opdracht en aanwijzingen de voorschotregeling, wie betaalt, de start van het onderzoek en de financiële afwikkeling. Het voorschot loopt dan via het gerecht volgens diens instructies; de private HEK-route vervangt deze regeling niet. Een aanvullend voorschot wordt zo nodig bij het gerecht aangevraagd. ECC of de deskundige kan niet door een eigen betaalafspraak afwijken van de rechterlijke instructies. Een privaat onderzoek dat later in een rechtszaak wordt gebruikt blijft een private opdracht, tenzij de rechter een afzonderlijke benoeming heeft gedaan. Bij een kantonzaak geldt hetzelfde uitgangspunt: de betaalroute en kostenverdeling uit de rechterlijke benoeming zijn leidend. Is onduidelijk hoe de deskundige betaald wordt, dan vraagt ECC of de deskundige vóór aanvang om schriftelijke duidelijkheid bij het gerecht. Het ontbreken van een duidelijke regeling betekent niet dat de deskundige zonder zekerheid moet starten; ECC vraagt om een voorschot- en startregeling binnen de rechterlijke aanwijzingen. Een HEK-route bij een rechterlijke benoeming wordt alleen toegepast wanneer deze door het gerecht is bepaald of bevestigd. Bij een privaat via ECC ingezet onderzoek in het kader van een kantongerechtgeschil is vooruitbetaling via HEK verplicht volgens de opdracht. Moeten beide partijen bijdragen, dan betaalt ieder vooraf het afgesproken aandeel, ook wanneer de afspraken met advocaten of gemachtigden zijn gemaakt. Definitieve planning en uitvoering volgen pas na ontvangst van alle vereiste bijdragen. Bij een toegestane directe HEK-route voor een rechterlijke benoeming geldt de vastgelegde voorschotregeling; uitbetaling vindt pas plaats na beschikbaarstelling van het overeengekomen deskundigenbericht en met inachtneming van de rechterlijke aanwijzingen. Een ongunstige conclusie is geen grond voor een partij om haar betalingsaandeel achteraf te weigeren.
11. Niet geleverd, vertraging, annulering of verschil van mening
Wanneer het overeengekomen rapport of de afgesproken dienst niet is geleverd, blijft het daarvoor bestemde bedrag bij HEK in beheer en vindt geen automatische vrijgave aan de deskundige plaats. ECC onderzoekt de oorzaak, informeert partijen en legt een vervolgstap vast: alsnog leveren, een overeengekomen vervanging, beëindiging of financiële afrekening. Vertraging wordt gemeld met een aangepaste planning en laat wettelijke rechten onverlet. Bij beëindiging worden alleen rechtmatig verschuldigde en onderbouwde werkzaamheden of kosten verrekend volgens de opdracht en het toepasselijke recht. Een ongebruikt of niet verschuldigd saldo wordt terugbetaald; volledige vooruitbetaling betekent niet dat bij annulering automatisch het hele bedrag vervalt. Meld een geschil over levering of afrekening schriftelijk bij ECC, met opdracht- of LEX-Tool-nummer en concrete onderbouwing. ECC scheidt deze beoordeling van het onafhankelijke inhoudelijke oordeel en deelt de behandeling en beslissing mee. Een uitsluitend onwelgevallige conclusie is geen niet-levering. Vooruitbetaling heft wettelijke consumentenrechten, een toepasselijke bedenktijd, rechtsmiddelen of verplichtingen bij gebrekkige uitvoering niet op. Eventuele toestemming om tijdens een bedenktijd te starten wordt afzonderlijk geregeld; akkoord op dit protocol vervangt die toestemming niet.
12. Revisie, addendum en toetsing van bindend advies
Na levering kan een concrete verschrijving of aantoonbare fout via het revisieprotocol worden voorgelegd. Nieuwe feiten, extra vragen of nadere duiding kunnen een addendum of nieuwe opdracht vereisen. ECC en de deskundige beoordelen de passende route, onafhankelijkheid, hoor en wederhoor en eventuele kosten. Een betaald vervolg begint pas na een afzonderlijke kostenafspraak en overeengekomen vooruitbetaling. Een revisie- of addendumaanvraag schort vrijgave voor een reeds geleverde prestatie niet automatisch op; een concrete melding van ontbrekende of gebrekkige levering wordt wel afzonderlijk onderzocht. Bindend advies kan een procedure over het geschil voorkomen, maar sluit toegang tot de rechter niet volledig uit. Aantasting van de bindende kracht is geen gewoon hoger beroep of automatisch herzieningsrecht bij twijfel. Artikel 7:904 BW kent een strenge maatstaf waarbij de inhoud en wijze van totstandkoming worden beoordeeld. Een verzoek om revisie of addendum verlengt of vervangt geen wettelijke of gerechtelijke termijn.
13. Beheer, versie en dossierregistratie
Dit protocol heeft een eigen nummer, versie en publicatiedatum. De gepubliceerde tekst is centraal beheerd en beschikbaar op de website en als PDF met het eigen logo en watermerk. Beheer kan tekst en dienstkoppelingen aanpassen, een PDF uploaden en een nieuwe versie publiceren. Formulieren tonen de toepasselijke versie met lees-, download- en akkoordmogelijkheid; de geaccepteerde versie blijft bij de aanvraag bewaard. LEX-Tool verbindt opdracht, betalingen, levering en afrekening met hetzelfde opdrachtnummer. Een nieuwe publicatie wijzigt bestaande overeenkomsten niet automatisch.
Een onderzoek aanvragen
Leg uw situatie voor. U ontvangt eerst een voorstel met de scope, kosten, betaalroute en afgesproken levering.
Onderzoek aanvragenBronnen voor de gerechtelijke route
De HEK-werkwijze is een eigen contractuele regeling. Voor gerechtelijke benoemingen zijn onder meer de Leidraad deskundigen in civiele zaken en de rechterlijke opdracht van belang.