Protocol hoor en wederhoor

Dit protocol beschrijft hoe NRBI en LoyalExperts via het Expertise Coördinatie Centrum (ECC) hoor en wederhoor organiseren bij bouwkundige onderzoeken en rapportages. Het doel is dat betrokken partijen hun visie kunnen geven, kennis kunnen nemen van relevante inbreng en daarop kunnen reageren, voordat die in de beoordeling wordt betrokken. Bij geschillenrapportages, deskundigenrapportages en verborgen-gebrekenonderzoeken met een bekend of voorzienbaar geschil passen wij standaard hoor en wederhoor toe.

De intake en offerte leggen onderzoeksvorm, vraagstelling, betrokken partijen, planning, reactiemomenten en eventuele beperkingen vast. Een gewone aankoopkeuring of uitsluitend interne verkenning wordt niet alleen vanwege mogelijk later juridisch gebruik automatisch een volledig geschillenonderzoek. Dit protocol geldt voor opdrachten waarin het vooraf beschikbaar is gesteld en overeengekomen. De offerte noemt de contractuele opdrachtnemer. LoyalExperts kan als ECC de opdracht coördineren; NRBI verzorgt het register- en kwaliteitskader voor zover van toepassing.

De deskundige blijft verantwoordelijk voor het onafhankelijke technische oordeel.

Bij gerechtelijke benoeming gelden de rechterlijke opdracht, toepasselijke procesregels en aanwijzingen van het gerecht. Artikel 190 Rv regelt onder meer de gelegenheid voor partijen om opmerkingen te maken en verzoeken te doen, en de vastlegging daarvan. In oudere zaken kan door overgangsrecht artikel 198 Rv (oud) van toepassing blijven. De Leidraad deskundigen in civiele zaken en de toepasselijke gedragscode worden in samenhang met de rechterlijke opdracht gevolgd.

Bij een privaat, eenzijdig onderzoek gelden deze gerechtelijke regels niet automatisch rechtstreeks. Het standaard toepassen van hoor en wederhoor is hier onze overeengekomen zorgvuldigheidswerkwijze. Een uitnodiging maakt het onderzoek niet gezamenlijk, bindend of gerechtelijk en maakt de wederpartij niet zonder instemming tot opdrachtgever of betalingsplichtige. De rechter bepaalt uiteindelijk de bewijswaarde van een rapport. Bij bindend advies zijn de door beide partijen aanvaarde overeenkomst en procedure bepalend. Gelijkwaardige reactiemogelijkheden zijn het uitgangspunt van onze geschillenprocedure.

Ernstige tekortkomingen in de totstandkoming kunnen relevant zijn voor toetsing op grond van artikel 7:904 BW; niet iedere onvolkomenheid leidt automatisch tot vernietiging. Dit protocol garandeert geen bepaalde juridische uitkomst.

De aanvrager verstrekt vóór planning, voor zover bekend en redelijkerwijs beschikbaar, van alle betrokken partijen: volledige naam of bedrijfsnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres. Ook de contactgegevens en rol van advocaten, gemachtigden, verzekeraars en andere betrokken vertegenwoordigers worden opgegeven. Niet-beschikbare gegevens worden als onbekend gemeld, niet verzonnen. De aanvrager vermeldt het LEX-Tool- en dossiernummer, de onderzoekslocatie, het geschil, de onderzoeksvragen, relevante stukken, eventuele gerechtelijke termijnen en wie toegang kan verlenen.

Dreiging, contactverboden, eerdere incidenten en andere omstandigheden die gezamenlijk onderzoek kunnen bemoeilijken worden vooraf schriftelijk gemeld. ECC beoordeelt of gegevens bruikbaar zijn en welke aanvulling nodig is. Ontbrekende of onjuiste informatie kan de planning vertragen; ECC meldt de ontbrekende gegevens en gevolgen.

ECC en de betrokken deskundigen wegen de passende onderzoeks- en wederhoorroute. ECC organiseert uitnodigingen, planning, registratie en kostenafspraken. De deskundige bepaalt de onderzoeksmethode, relevantie van informatie, volgorde op locatie en voorwaarden voor een veilig en onafhankelijk onderzoek. Partijen mogen feiten aanwijzen, hun standpunt toelichten, stukken overleggen en inhoudelijke bezwaren formuleren. Zij kunnen geen gewenste conclusie, erkenning van aansprakelijkheid of onbeperkte uitbreiding van de opdracht afdwingen. De deskundige scheidt partijverklaringen, eigen waarnemingen, aannames en technische conclusies.

ECC stemt de eerste onderzoeksdatum en het tijdstip af met de aanvrager/opdrachtgever en de deskundige. Daarna ontvangt partij 2, of haar bekende advocaat of gemachtigde, één concrete schriftelijke uitnodiging met datum, tijdstip en locatie. Voor de eerste uitnodiging wordt geen ronde met meerdere voorkeursdata bij partij 2 gehouden. ECC voert de planningsregie. De uitnodiging is een daadwerkelijke gelegenheid om deel te nemen en te reageren, geen vrijblijvende formaliteit.

ECC houdt rekening met voorbereiding, bereikbaarheid, omvang en urgentie. Als interne planningsrichtlijn geldt verzending bij voorkeur ten minste tien werkdagen vóór de opname. Dit is geen wettelijke minimumtermijn. Een kortere termijn wordt gemotiveerd, bijvoorbeeld bij spoed of dreigend verlies van bewijs; ontbrekende reactieruimte wordt waar mogelijk op een andere passende wijze geboden. Alleen agendadruk rechtvaardigt geen onredelijk korte uitnodiging.

De eerste uitnodiging wordt standaard per e-mail verzonden. Deze vermeldt minimaal dossier- en LEX-Tool-nummer, locatie, datum, aanvang, verwachte duur, doel en onderzoeksvragen of een verwijzing daarnaar, de gelegenheid voor toelichting en stukken, een redelijke reactie- en aanlevertermijn, vertegenwoordiging, de route voor een verzoek om verplaatsing en de mogelijke voortzetting bij uitblijven van reactie of aanwezigheid. ECC registreert het gebruikte adres, verzendmoment, inhoud, bijlagen en beschikbare aflever- of ontvangstsignalen.

Een verzonden bericht is niet zonder meer bewijs dat het is ontvangen; een ontbrekende leesbevestiging bewijst evenmin dat het niet is ontvangen. Bij een foutmelding of concrete twijfel controleert ECC het adres en probeert een passend ander kanaal. WhatsApp, telefoon, een dossierportaal of een privébericht via een geverifieerd sociaal account kan aanvullend worden gebruikt. Een telefonische uitnodiging of afspraak wordt schriftelijk bevestigd. Geen uitnodigingen of dossierstukken worden openbaar op sociale media geplaatst.

Alleen noodzakelijke gegevens worden gedeeld, met controle van de ontvanger. Communicatie met een bekende advocaat of gemachtigde verloopt via die vertegenwoordiger, tenzij anders passend afgesproken of door het gerecht bepaald. Aangetekende post met ontvangstbevestiging behoort niet standaard tot de eerste digitale uitnodiging. Bij onbereikbaarheid, betwiste ontvangst of een procedurevoorschrift kan ECC aanvullende bezorging, waaronder aangetekende post, noodzakelijk achten. Een toepasselijke wettelijke of rechterlijke betekeningsregel gaat voor.

Een partij die wil deelnemen maar verhinderd is, meldt dit zo spoedig mogelijk per e-mail aan ECC, met de reden, eventuele vertegenwoordiging en concrete beschikbaarheid. Een bericht via een ander kanaal wordt geregistreerd en zo nodig schriftelijk bevestigd; een tijdig bekend bezwaar wordt niet uitsluitend vanwege het kanaal genegeerd. Bij een tijdig gemeld, redelijk verzoek zoekt ECC in overleg met opdrachtgever, deskundige en betrokken partijen een vervangende datum waarop deelname mogelijk is.

ECC weegt de reden, voorbereidingstijd, eerdere verschuivingen, spoed en het belang van behoud van bewijs. Het besluit en de bevestigde datum worden schriftelijk aan alle betrokkenen meegedeeld. Een uitstelverzoek verplaatst de afspraak niet vanzelf en geeft geen onbeperkt vetorecht. Bij afwijzing motiveert ECC de keuze en beoordeelt een volmacht, schriftelijke reactie of deelname op afstand als alternatief.

Zonder bevestigde wijziging blijft de meegedeelde onderzoeksdatum staan. Tot de opname houden wij rekening met mogelijke komst van een uitgenodigde partij. Stilte wordt geregistreerd als geen reactie, niet als bevestigde aanwezigheid, instemming, erkenning van gebreken of afstand van rechten. Verschijnt een behoorlijk en tijdig uitgenodigde partij niet, dan kan het eenzijdige onderzoek doorgaan als een reële gelegenheid tot deelname is geboden en de zorgvuldigheid dat toelaat.

Het rapport vermeldt uitnodiging, relevante contactpogingen, ontvangen reacties, feitelijke aanwezigheid en beperkingen. De neutrale aanduiding is: geen gebruik gemaakt van de geboden gelegenheid. Niet verschijnen wordt niet zonder nadere grond als juridisch verzuim of bewijs van ongelijk bestempeld. Bij twijfel over bereikbaarheid, een redelijk beletsel of ontbrekende essentiële informatie beoordelen ECC en de deskundige eerst of uitstel of aanvullende wederhoorruimte nodig is. Een uitnodiging wordt niet achteraf geacht een nooit geboden mogelijkheid te vervangen.

Een partij kan zelf komen, zich laten bijstaan of zich laten vertegenwoordigen door een advocaat of schriftelijk gevolmachtigde. De vertegenwoordiger moet voldoende met het dossier bekend zijn en bevoegd zijn de partij bij het onderzoek te vertegenwoordigen en toelichting te geven. Naam, rol, contactgegevens en omvang van de volmacht worden vooraf opgegeven en bij aanvang gecontroleerd. Beslissingsbevoegdheid geldt voor zover nodig voor concrete afspraken die tijdens de opname moeten worden gemaakt.

Een volmacht voor deelname geeft niet automatisch toestemming voor een schikking, erkenning van aansprakelijkheid, afstand van rechten of uitbreiding van betaald onderzoek. De vertegenwoordiger hoeft geen schikkingsbevoegdheid te aanvaarden om gehoord te worden. Bij twijfel worden partijverklaring en bevoegdheid afzonderlijk vastgelegd.

Bij bindend advies verstrekt ECC twee tot maximaal drie datum- en tijdvoorstellen aan beide partijen of hun gemachtigden. Zij reageren binnen de meegedeelde termijn, waarna ECC een passende datum bevestigt. Voor een nieuwe ronde beoordeelt ECC waarom geen match mogelijk was. De bindendadviesovereenkomst, vraagstelling en bevoegdheden moeten vooraf duidelijk zijn. Uitgangspunt van onze werkwijze is deelname van beide partijen, persoonlijk of via een voldoende bevoegde vertegenwoordiger, zodat beiden kunnen worden gehoord.

Gelijktijdige fysieke aanwezigheid is niet altijd noodzakelijk: schriftelijke, afzonderlijke of digitale deelname kan passend worden overeengekomen mits de reactiemogelijkheden gelijkwaardig blijven. Bij afwezigheid of weigering wordt niet automatisch doorgegaan alsof beide partijen hebben deelgenomen. ECC en de bindend adviseur toetsen de overeenkomst, de behoorlijke uitnodiging en de resterende wederhoormogelijkheden. Waar nodig volgt een laatste schriftelijke gelegenheid om te reageren en een gemotiveerde beslissing over doorgang of uitstel.

Een bindendadviesopdracht wordt niet eenzijdig omgezet in een eenzijdig rapport; daarvoor zijn passende nieuwe afspraken nodig.

Bij gerechtelijke benoeming gaan het vonnis of de beschikking, de actuele procesregels en de aanwijzingen van rechter en griffier voor op onze gewone planning. Relevante inhoudelijke communicatie wordt volgens die procedure voor alle partijen kenbaar gemaakt. Bij een advocaat of gemachtigde wordt de voorgeschreven communicatieroute gevolgd. De deskundige legt vast welke opmerkingen en verzoeken zijn ontvangen en hoe deze zijn beoordeeld. De voorgeschreven conceptreactiefase wordt gevolgd.

Bij belemmering, uitstelproblemen, veiligheidsrisico's of onvoldoende voorschot wordt tijdig met de contactpersoon van het gerecht afgestemd. De rechter beslist welke juridische gevolgen aan niet-meewerken worden verbonden. ECC legt zelf geen processuele sanctie op en verandert geen rechterlijke opdracht of termijn.

Bij aanvang worden identiteit, rollen, volmachten, toegang, doel, methode en gedragsregels besproken. Iedere partij krijgt onder leiding van de deskundige passende gelegenheid haar visie te geven en relevante onderdelen aan te wijzen. Partijen laten elkaar uitspreken en volgen redelijke aanwijzingen. De deskundige bewaakt een evenwichtige gelegenheid; gelijke gelegenheid betekent niet noodzakelijk exact gelijke spreektijd. De deskundige onderzoekt het werk en de feitelijke toestand, hoort technische toelichtingen en stelt vragen.

De opname is geen rechtszitting, verhoor onder ede of verplichte schikkingsbespreking. Toegang tot eigendom van een ander en destructief onderzoek vereisen de noodzakelijke toestemming of andere rechtsgrond; een uitnodiging verleent die niet automatisch.

Standaard beoordelen wij het werk op locatie met de aanwezige partijen gezamenlijk, tenzij vooraf anders is vastgelegd of de veiligheid of zorgvuldigheid een andere inrichting vraagt. Wie voorziet dat partijen niet samen in een ruimte kunnen zijn, meldt dat vooraf schriftelijk en vraagt een passende werkwijze aan. ECC bespreekt afzonderlijke tijdvakken, vertegenwoordiging, digitale deelname of extra begeleiding en de daarvoor benodigde inzet. Afzonderlijke rondgangen kunnen extra tijd kosten.

Deze worden waar mogelijk vooraf begroot en afgesproken. Ook zonder voorafgaand verzoek kan de deskundige ter plaatse ingrijpen wanneer veiligheid, onafhankelijkheid of een ordelijk onderzoek dat nodig maakt. Een gebrek aan voorafgaande waarschuwing verplicht de deskundige niet om onveilig door te werken. Relevante informatie uit afzonderlijke gesprekken wordt vastgelegd en voor reactie aan de andere partij beschikbaar gemaakt, behoudens een toepasselijke uitzondering of rechterlijke aanwijzing.

Emotie of zakelijke kritiek is op zichzelf geen reden om iemand niet te horen. Intimidatie, bedreiging, discriminatie, schelden, herhaald schreeuwen, het voortdurend onderbreken van anderen of druk om een conclusie te wijzigen worden niet aanvaard. De deskundige geeft, als de situatie dat toelaat, een duidelijke aanwijzing of waarschuwing en kan het gesprek pauzeren of de inrichting aanpassen. Bij onveiligheid of ernstige verstoring beslist de deskundige over onmiddellijke onderbreking of beëindiging van de opname.

Bij acuut gevaar kan zonder waarschuwing worden gestopt en passende hulp worden ingeschakeld. Het incident en de gevolgen worden feitelijk geregistreerd. ECC bepaalt in overleg met de deskundige de vervolgstap en of dezelfde of een andere passende deskundige wordt ingezet. Bij gerechtelijke benoeming blijven vervanging en vervolg onder de bevoegdheid van het gerecht.

Het overeengekomen honorarium omvat de normale organisatie van hoor en wederhoor voor zover in de offerte beschreven. Extra uitnodigingsronden, aanvullende bezorging, afzonderlijke rondgangen of een herbezoek kunnen aanvullende inzet vragen. Reden, werkzaamheden en kosten worden vooraf meegedeeld en, waar nodig, schriftelijk overeengekomen. Bij onderbreking blijven redelijk verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten volgens de overeengekomen voorwaarden verschuldigd.

Bij een eenzijdige opdracht wordt een aanvullend bezoek in beginsel aan de opdrachtgever aangeboden; die betaalt overeenkomstig een nieuwe kostenafspraak. Bij bindend advies geldt de overeengekomen verdeling en bij gerechtelijke benoeming de voorschotregeling van het gerecht. Een incident leidt niet automatisch tot een boete of tot doorbelasting van alle kosten aan de aanvrager. Oorzaak, gemaakte afspraken, toerekenbaarheid en toepasselijk recht worden beoordeeld.

Een eventuele aanspraak van een partij op de veroorzaker wordt niet door ECC of de deskundige als vaststaande aansprakelijkheid beslist. Herstel van eigen tekortkomingen wordt niet zonder grond als betaald herbezoek aangemerkt.

Hoor en wederhoor kan, passend bij de opdracht, schriftelijk, telefonisch of via een videogesprek plaatsvinden. Dit kan relevant zijn bij waterschade, brandschade, verzekeringsschade en technisch dossieronderzoek. ECC en de deskundige beoordelen doel, mogelijke gevolgen voor anderen, gegevens, urgentie en procedure. Alleen het feit dat het onderzoek op afstand plaatsvindt, sluit wederhoor niet uit. Bij een op afstand uitgevoerd geschillenonderzoek geldt dezelfde standaard van een reële reactiemogelijkheid. Een uitsluitend interne schade-inventarisatie kan een andere route hebben.

De reden om wederhoor te beperken of niet toe te passen en de gevolgen voor de bruikbaarheid worden in opdracht en rapport vastgelegd. Een noodzakelijke wettelijke of rechterlijke verplichting kan niet door een individuele keuze van de deskundige vervallen. Een telefoongesprek wordt vastgelegd met datum, deelnemers en zakelijke inhoud; belangrijke verklaringen worden waar passend schriftelijk voorgelegd. De andere partij krijgt gelegenheid op relevante nieuwe inbreng te reageren.

Opnames zijn niet standaard: daarvoor gelden vooraf meegedeelde privacy- en toepasselijke toestemmingsregels.

Relevante dossierstukken en partijverklaringen worden herleidbaar geregistreerd en volgens de onderzoeksroute kenbaar gemaakt aan de andere partij. Onnodige persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie worden niet verspreid. Kan essentieel materiaal niet worden gedeeld, dan beoordelen ECC en de deskundige een passende route en leggen zij de onderzoeksbeperking vast; het wordt niet stilzwijgend als oncontroleerbare grondslag gebruikt. De uitnodiging vermeldt het aanlevermoment. De deskundige beoordeelt ook later ontvangen essentiële informatie op belang en noodzakelijke reactieruimte.

Te late aanlevering geeft geen automatisch recht op onbeperkt uitstel of een andere uitkomst. De rapportage vermeldt onderzochte stukken, partijstandpunten, onderzoeksbeperkingen, relevante bezwaren en de inhoudelijke weging. Waar een onderzoek met mogelijk juridisch gevolg daarom vraagt, wordt vóór definitieve afronding gelegenheid geboden voor een gerichte reactie op relevante voorlopige bevindingen of een conceptrapport. Vorm en redelijke termijn worden vooraf vastgelegd, met inachtneming van de overeenkomst en eventuele rechterlijke aanwijzingen.

Een eenzijdige inzage door de opdrachtgever vervangt niet de afgesproken wederhoormogelijkheid over relevante nieuwe informatie. Hoor en wederhoor geeft geen recht op instemming met het rapport, een gewenste conclusie of onbeperkte reactieronden. Noodzakelijke reacties binnen de oorspronkelijke opdracht worden niet automatisch betaald meerwerk. Foutcorrectie en aanvullende vragen worden onderscheiden volgens het revisie- en addendumprotocol.

Bij acute schade, veiligheidsgevaar of dreigend verdwijnen van bewijs kan een onmiddellijke opname nodig zijn. ECC en de deskundige leggen de spoed, contactpogingen en afwijking van de normale route vast. Waar verantwoord wordt eerst de toestand veiliggesteld of gedocumenteerd en daarna alsnog reactie mogelijk gemaakt. Een spoedopname zonder voorafgaand wederhoor wordt niet gepresenteerd als een onderzoek waarbij alle partijen aanwezig waren of reeds zijn gehoord.

Afwijkingen worden gemotiveerd en met hun gevolgen in het rapport vermeld. Bij gerechtelijk onderzoek worden noodzakelijke aanwijzingen bij het gerecht gevraagd. Een opdrachtgever kan niet verlangen dat het rapport verhult dat wederhoor ontbreekt.

ECC bewaart uitnodigingen, contactpogingen, reacties, volmachten, aanlevermomenten, incidentnotities, besluiten en rapportversies in het besloten opdracht- of LEX-Tool-dossier. Toegang, beveiliging en bewaring volgen de privacyverklaring, opdracht en wettelijke verplichtingen. Alleen gegevens die voor doel en procedure nodig zijn worden verwerkt. Een klacht over het proces volgt het klachtenprotocol. Een concrete rapportfout volgt het revisieprotocol; nieuwe vragen, stukken of onderzoek volgen waar passend het addendumprotocol. Deze routes vervangen geen wettelijke of gerechtelijke termijn.

Dit protocol is versie 1.0, vastgesteld en gepubliceerd op 3 november 2026, met ingangsdatum 3 november 2026. Het wordt vóór aanvaarding aan nieuwe toepasselijke opdrachten gekoppeld; het wijzigt eerdere opdrachten, akkoordversies of rechterlijke aanwijzingen niet automatisch. Het protocol wordt namens NRBI en LoyalExperts beheerd door ECC. Wijzigingen krijgen een eigen versie en datum.

Geraadpleegd op 3 november 2026. De wettelijke en gerechtelijke bronnen gelden naar hun eigen toepassingsbereik; onze aanvullende planningsafspraken zijn organisatiebeleid en geen wettelijke voorschriften. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, artikel 190 en toepasselijk overgangsrecht; in oudere zaken artikel 198 Rv (oud): https://wetten.overheid.nl/BWBR0001827/ Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht, Staatsblad 2024, 62: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2024-62.pdf Rechtspraak, Leidraad deskundigen in civiele zaken, met name hoofdstukken 4, 5 en 11: https://www.rechtspraak.nl/binaries/content/assets/ao/ao-leidraad-deskundigen-wt.pdf Rechtspraak, optreden als deskundige en toepasselijke gedragscode: https://www.rechtspraak.nl/naar-de-rechter/rol-in-rechtszaak/deskundige

Burgerlijk Wetboek, artikel 7:904: https://wetten.overheid.nl/BWBR0005290/ Gerechtshof Amsterdam, ECLI:NL:GHAMS:2025:2916, over gelijkwaardige reactiemogelijkheden bij bindend advies: https://uitspraken.rechtspraak.nl/details? id=ECLI:NL:GHAMS:2025:2916 Rechtspraak, Rechtstreeks 2022 nr. 2, bespreking van deskundigenonderzoek en partijrapporten: https://www.rechtspraak.nl/binaries/_rts_1768398599216/content/assets/rvdr/rs/2022/rvdr-rs-2022-rechtstreeks-02.pdf Protocol revisieverzoek: /protocol-revisieverzoek Protocol addendumverzoek: /protocol-addendum Protocol bindend deskundigenadvies: /protocol-bindend-deskundigenadvies Protocol gerechtelijk deskundigenonderzoek: /protocol-gerechtelijk-deskundigenonderzoek Protocol deskundigenonderzoek op afstand: /protocol-deskundigenonderzoek-op-afstand