Bouwkundig onderhandelaar bij prijs- en meerwerkgeschillen

Bouwkundig onderhandelaar bij prijs- en meerwerkgeschillen

Een aannemer voert meerwerk op, de rekening loopt op of u twijfelt aan de hoogte van een aanneemsom. Wij beoordelen de technische kant en gaan, in opdracht en in het belang van u als aanvrager, met de uitvoerder in gesprek.

Deze dienst valt onder Bouwmediation. De bouwkundig onderhandelaar ondersteunt aanvragers bij discussies over de hoogte en omvang van facturen, aanneemsommen, meerwerk en minderwerk. Dat kan gaan om werk dat tijdens de uitvoering steeds verder wordt uitgebreid, werkzaamheden waarvan de noodzaak niet duidelijk is, of bedragen die sterk afwijken van de oorspronkelijke opdracht. Het doel is op technisch en kostentechnisch niveau tot duidelijkheid en waar mogelijk tot een oplossing te komen, zodat partijen een juridische procedure kunnen voorkomen.

Bij de route Bouwkundig onderhandelaar namens de aanvrager is dit een eenzijdige opdracht. De deskundige werkt voor de aanvrager en behartigt diens technische en financiële belang. De uitvoerder is de wederpartij en niet de opdrachtgever. Afhankelijk van de aanvraag kan de passende professional een mediator zijn die het gesprek begeleidt, of een bouwkundig deskundige met kennis van marktconforme kosten die de technische onderhandeling namens de aanvrager voert. Die rollen worden vooraf duidelijk onderscheiden. Een mediator die het gesprek tussen beide partijen neutraal begeleidt, kan dat alleen doen als beide partijen met die rol en aanpak instemmen.

Een aanpak in twee stappen

De dienst begint met een technische analyse en onderhandeling op afstand. Als dat onvoldoende duidelijkheid of geen oplossing oplevert, kan de opdracht – alleen na een nieuwe scope- en kostenafspraak – worden uitgebreid met een deskundigenonderzoek op locatie. Zo kan de aanvrager eerst proberen het geschil praktisch op te lossen en daarna, als dat nodig is, de situatie ter plaatse laten onderzoeken.

Stap 1 – Analyse en onderhandeling op afstand

1. U dient uw situatie in. U beschrijft wat u met de aannemer, dakdekker, onderaannemer of leverancier hebt afgesproken, welk bedrag is genoemd of gefactureerd, wat u al hebt betaald en waarover u wilt onderhandelen. 2. Wij doen een eerste analyse. We bekijken de opdracht, de beschikbare stukken, de omvang van het werk en de stand van de uitvoering. We beoordelen of een technische onderhandeling op afstand verantwoord en zinvol lijkt. 3. U geeft vooraf toestemming en bepaalt het onderhandelingsmandaat. In de aanvraag geeft u aan welke partijen wij namens u mogen benaderen en of wij namens u de technische onderhandeling mogen voeren. U kunt ook uw eigen streefbedrag of redelijke bedrag en een eventuele onderhandelingsgrens opgeven. Wij toetsen uw uitgangspunt technisch en aan de beschikbare marktinformatie. 4. We nemen contact op met de uitvoerder. Pas nadat de opdracht is aanvaard en uw toestemming is vastgelegd, benaderen wij de genoemde uitvoerende partij binnen de afgesproken scope. We stellen technische vragen over de opdracht, het opgevoerde werk, het meerwerk en de kosten en bespreken de onderbouwing en mogelijke oplossingen. 5. We bespreken de uitkomst en vervolgstap. Als partijen er op basis van de stukken en het gesprek uitkomen, leggen we de uitkomst vast. U beslist zelf of u een voorstel aanvaardt. Als de situatie niet voldoende kan worden beoordeeld of opgelost, adviseren we of een onderzoek op locatie passend is.

Stap 2 – Deskundigenonderzoek op locatie als dat nodig is

Als de onderhandeling niet tot voldoende duidelijkheid of een oplossing leidt, kan de deskundige adviseren om de situatie ter plaatse te onderzoeken. Afhankelijk van de vraag kan dat onderzoek bestaan uit een fysieke opname met de betrokken partijen, een gebrekopname, een beoordeling van het uitgevoerde werk, een bouwkundige taxatie of een herstelkostenberekening. De deskundige stelt de aanwezige partijen op locatie in de gelegenheid om de technische punten toe te lichten en op bevindingen te reageren.

Stap 2 is een afzonderlijke vervolgopdracht met een vooraf afgesproken onderzoeksvraag, aanpak en prijs. De aanvrager beslist zelf of die vervolgopdracht wordt verstrekt. De deskundige uit stap 1 kan stap 2 uitvoeren als dit vakinhoudelijk passend is en de rol, onafhankelijkheid en rapportvorm dat toelaten. Een deskundige die namens de aanvrager onderhandelde, wordt niet zonder afzonderlijke toets als neutrale deskundige gepresenteerd.

Wat is inbegrepen?

- intake en eerste analyse van de opdracht en het geschil; - beoordeling van de beschikbare offerte, opdrachtbevestiging, facturen, betaalgegevens, berichten en beeldmateriaal; - technische vragen aan en contact met de uitvoerende partij; - een poging om namens de aanvrager tot een technische oplossing of een werkbare vervolgstap te komen; - terugkoppeling aan de aanvrager over de reactie en de uitkomst.

Wat is niet standaard inbegrepen?

Een begroting, calculatie, taxatie van herstelkosten of uitgebreide kostenraming maakt geen deel uit van de eerste analyse en onderhandeling. Ook een formeel deskundigenrapport, gebrekopname op locatie, specialistische metingen en juridische bijstand zijn niet standaard inbegrepen. Als zo’n onderdeel nodig blijkt, bespreken we eerst de scope, aanpak en kosten van een afzonderlijke vervolgopdracht.

Wanneer is onderzoek op locatie nodig?

Of een zaak op afstand kan worden behandeld, hangt onder meer af van de omvang en complexiteit van het werk, de hoogte en opbouw van het bedrag, de beschikbaarheid van stukken en de vraag of de feitelijke situatie voldoende zichtbaar is. De hoogte van de aanneemsom alleen bepaalt dit niet.

Als de technische situatie niet op afstand kan worden vastgesteld, kan een deskundigenonderzoek op locatie nodig zijn. Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit een gebrekopname, een herstelkostenberekening of een bouwkundige taxatie. Als hoor en wederhoor op locatie nodig is, wordt dat als onderdeel van die afzonderlijke onderzoeksopdracht georganiseerd. Een telefonisch gesprek met de uitvoerder binnen deze dienst is geen fysieke opname of volledig onderzoek op locatie.

Belangrijke informatie

De bouwkundig onderhandelaar treedt op voor de aanvrager. Dit is geen neutraal gezamenlijk deskundigenonderzoek en geen juridische vertegenwoordiging. De deskundige kan de technische onderhandeling voeren en voorstellen bespreken, maar de aanvrager beslist zelf over een akkoord of regeling. Een resultaat kan niet worden gegarandeerd.

Aanvragen: deze dienst wordt opgenomen bij de NRBI-diensten en heeft een aanvraagformulier. Dien uw situatie in via de NRBI-onderzoeksstap of het formulier op de dienstpagina. Voeg de beschikbare offerte of opdrachtbevestiging, facturen, betaalbewijzen, berichten en foto’s toe. Vermeld welke partijen wij namens u mogen benaderen, geef daarvoor vooraf toestemming en geef aan of wij namens u mogen onderhandelen. U kunt uw eigen idee van een redelijk bedrag en de bandbreedte of grens van ons onderhandelingsmandaat invullen. Geef ook aan of u, als de onderhandeling niet tot duidelijkheid of een oplossing leidt, een voorstel voor een afzonderlijk onderzoek op locatie wilt ontvangen. Dit is nog geen opdracht voor stap 2. De ECC toetst uw uitgangspunt aan de stukken en de technische situatie en beoordeelt welke route passend is. Na beoordeling ontvangt u de passende scope en kosten. Na uw akkoord wordt de opdracht bevestigd en via de LEX-Tool ingepland of geboekt.

Vragen in de slimme onderzoeksstap

De onderzoeksstap herkent de route aan de antwoorden van de aanvrager:

1. Waar gaat uw geschil vooral over? Hoogte van een factuur of aanneemsom, meerwerk of minderwerk, of een technisch gebrek/uitvoeringsprobleem. 2. Welke hulp zoekt u? Een bouwkundig deskundige die namens u de technische onderhandeling voert, een mediator die het gesprek tussen beide partijen begeleidt, of advies over welke route past. 3. Welke bedragen spelen? Oorspronkelijk afgesproken bedrag, opgevoerd of gefactureerd bedrag, reeds betaald bedrag en nog openstaand bedrag. 4. Wat vindt u zelf een redelijk bedrag of gewenste uitkomst? Wat is de onderbouwing en mag dit bedrag aan de uitvoerder worden voorgelegd? 5. Welk onderhandelingsmandaat geeft u? Welke voorstellen mag de deskundige namens u bespreken en welke grens geldt daarbij? Een akkoord sluiten vereist afzonderlijke toestemming. 6. Wilt u bij uitblijven van een oplossing een voorstel voor onderzoek op locatie ontvangen? Ja, nee of eerst overleg. 7. Welke partijen mogen wij benaderen en welke rol geeft u ons? De aanvrager kan toestemming geven om namens hem, haar of de organisatie contact op te nemen en te onderhandelen. Voor een neutrale mediation moeten beide partijen met de mediator en de gezamenlijke mediation instemmen. Contact vindt pas plaats nadat toestemming, opdracht en scope zijn vastgelegd.

Bij een geschil over bedragen en een wens om namens de aanvrager te onderhandelen leidt de onderzoeksstap naar de route Bouwkundig onderhandelaar. Als beide partijen een onafhankelijke gesprekbegeleider wensen, leidt de ECC de aanvraag naar Bouwkundige mediation. Bij een gebrek, een feitelijke situatie die niet op afstand te beoordelen is, of een wens om direct een onderzoek uit te voeren, kan de ECC de aanvraag naar een passend deskundigenonderzoek op locatie leiden. Bij twijfel beoordeelt de ECC eerst de stukken en bespreekt zij de passende route.

Twijfelt u over de rol?

Onderhandelen namens u is een eenzijdige opdracht. Neutrale mediation vraagt instemming van beide partijen. Onafhankelijk deskundigenonderzoek heeft een afzonderlijke technische en procedurele opdracht.